Beste bezoeker, System One heeft een nieuwe website.
CSV exportsjablonen maken

Met de komst van een aantal nieuwe functies in System One hebben ook de exportmogelijkheden een belangrijke vernieuwing ondergaan. Exportdocumenten kunnen worden toegepast bij het adresseren van standaardbrieven en om etiketten en enveloppen te bedrukken. De gebruiker kan met de standaard CSV exportsjablonen voor lijstweergaven zelf bepalen welke informatie hij wil exporteren.

Wat is een CSV bestand?

Een CSV-formaat (Comma Separated Value) is een eenvoudig en veelgebruikt databaseformaat om gegevens uit te wisselen tussen verschillende programma’s. Een CSV bestand bestaat uit regels tekst die de items bevatten. Een item heeft verschillende waarden, die door komma’s zijn gescheiden. Bij gebruikers die Microsoft Excel geïnstalleerd hebben opent een bestand met een .CSV extensie automatisch. De bestanden kunnen ook worden gebruikt in Microsoft Word om afdrukken samen te voegen, of in Microsoft Access om een database te importeren.

Nieuw CSV Exportsjabloon maken

Via het menuonderdeel systeeminstellingen kunnen gebruikers met systeembeheerrechten voor iedere sectie in System One CSV exportsjablonen maken. Zo kan er een CSV exportsjabloon worden samengesteld voor de lijstweergave van bedrijven, contactpersonen, boekingen, contracten en facturen.

In het scherm ‘Nieuw CSV Exportsjabloon voor lijstweergave’ kan als eerste een titel en beschrijving worden ingevoerd. Vervolgens selecteert de gebruiker de kolommen met informatie die hij in de uiteindelijke export wil laten verschijnen. Als de gebruiker bijvoorbeeld een mailing per post wil versturen met standaardbrieven, dan kan er een CSV exportsjabloon worden samengesteld voor gebruik in de bedrijvensectie. Deze export zal de kolommen voor naam en adresgegevens bevatten.

Na het opslaan zal het nieuwe CSV exportsjabloon als een exportmogelijkheid verschijnen onder de lijstweergave in de bedrijvensectie.

CSV lijst export gebruiken

Wanneer er een selectie is gemaakt, dan verschijnt er de lijstweergave met gevonden items. In het onderdeel ‘Exporteren en afdrukken’ dat onder deze lijst staat, zijn de ‘CSV exportsjablonen voor lijstweergave’ te vinden die de gebruiker eerder heeft aangemaakt. Door het exportsjabloon te selecteren wordt de gemaakte selectie geëxporteerd. Er opent een scherm waarin wordt aangeboden om het bestand direct te openen of op te slaan.